Dans la fonction publique, comme dans une entreprise privée, la boîte mail permet de disposer de plusieurs fonctionnalités. Sur le plan technique, elle autorise également l’envoi de mails personnels. D’un point de vue légal, l’utilisation de sa messagerie à des fins privées peut s’effectuer sous certaines conditions. Quelles sont-elles ?
Envoyer des messages personnels : des limites à respecter
Sans l’interdiction clairement établie de son employeur, la loi permet l’envoi de messages non professionnels depuis sa webmail personnalisée. D’après les observations de la CNIL, il est fortement conseillé d’indiquer l’indication « privé » ou « personnel » dans l’objet. En revanche, l’envoi de mails insultants ou à caractère sexuel est strictement interdit. Les messages destinés à nuire envers l’image de marque de l’entreprise ou une personne sont également proscrits.
Une surveillance encadrée sous certaines conditions
Exception faite des cas de force majeure, la simple précision d’un contenu privé n’autorise pas l’employeur à espionner la correspondance de ses salariés. Toutefois, cette restriction s’applique uniquement au contenu des mails. Il est tout à fait envisageable de procéder à une surveillance technique. Parmi les données contrôlables, on peut citer :
- le format des pièces jointes ;
- la fréquence des envois ;
- le volume et la taille des messages.
Ne pas abuser des mails à titre personnel
Que l’on dispose d’une messagerie en mode SaaS (Software as a Service) ou d’un service Mail to SMS, il est recommandé de modérer ses envois privés. Abuser de son outil de travail à des fins personnelles peut entraîner son licenciement pour faute disciplinaire. Toute utilisation déraisonnable est sanctionnable. La présence d’une charte informatique interne peut aider à bien définir les limites de cette pratique. Elle offre un cadre pour mieux gérer les envois personnels tout en exposant clairement la marge de manœuvre pour ses salariés.
